Guide cho System Admin

Trang này liệt kê công việc của System Admin và chỗ của từng việc trong Admin trên menu của Console. Phần lớn các việc có guide chi tiết riêng; trang này cho bạn biết cần mở guide nào.

Trang này dành cho ai

System Admin: người vận hành hệ thống Orbit cho cả tổ chức.
System Admin có mọi project role trên mọi project, nên Guide cho Project Admin và Guide cho QA Lead cũng áp dụng.

Trước khi bắt đầu

Account của bạn cần system role System Admin. Một System Admin khác cấp role này trên Users.
Setup authenticator (app tạo code) trên Profile, Security. Khi switch của tổ chức đang bật, các thao tác admin sẽ hỏi code: “Admin actions need your authenticator code.” kèm Enter the code. Các trang cần code hiển thị Verify now.
Nhóm Admin là nhóm cuối của menu, chỉ System Admin mới thấy. Nhóm này có bốn trang:

Trang	Tab	Dùng để làm gì
People and access	Users, Teams, Access	Account, team, ai được làm gì
Projects and customers	Projects, Customers, Data resets	Project, khách hàng, mọi lần reset và gỡ
Stations	Stations, Requests, Settings	Các máy PC chạy test
System	AI, Email, Security, Appearance, Announcements, Usage, Configuration transfer, Audit log	Setting của tổ chức

Luôn giữ ít nhất hai System Admin, để người này giúp được người kia (mất authenticator, thay đổi role mà bạn không tự làm cho mình được).

User và expiry

Mở Admin, People and access, Users. Trang liệt kê mọi account, với State, Role, Expires và Teams.

Add user tạo account: Email an invite (người đó tự chọn mật khẩu) hoặc Set a password now (bạn tự đưa mật khẩu cho họ). Đặt Role (Member hoặc System Admin), Account expires và một First team.
Chọn một người để mở panel của họ, với các tab Account, Profile, Teams và Security. Ở đó bạn thay đổi role và expiry (Save account), Resend invite, Confirm email, Set a new password…, Reset authenticator, Change email…, Deactivate…, Reactivate và Delete user….
Chọn nhiều người trong danh sách để Extend expiry hoặc Deactivate cùng lúc.
Send invites to all not invited gửi invite cho mọi account được tạo bởi một lần import config mà chưa có invite.

Vào ngày hết hạn, account chuyển sang chỉ được xem trong 3 ngày, sau đó không làm được gì. Hãy gia hạn trước thời điểm đó, hoặc chủ động để account hết hạn. Các rule đầy đủ và mọi nút nằm trong User và role. Cách xử lý các vấn đề thường gặp (email chưa xác nhận, đổi địa chỉ email, một người nghỉ việc, gỡ hẳn một người) nằm trong Xử lý sự cố account của user.

Phần lớn mọi người vào project theo cách đơn giản hơn là qua Project settings, People, nơi Project Admin thêm họ kèm một role. Dùng Users cho System Admin, cho account chưa có project nào, và để sửa lỗi.

Team và access

Teams (Admin, People and access, Teams): Shared teams được tạo thủ công và có thể dùng cho nhiều project; Project teams là các team mà một project tự quản lý trong phần People của nó, ở đây chỉ đọc. Chọn Create team, rồi thêm Members và Access to projects kèm một role. Make managed… biến một team tạo thủ công chỉ phục vụ một project thành project team. Xem User và role.
Access trả lời câu hỏi “ai được làm gì, và vì sao”. Các tab Roles, By project và By person; Explain cho biết vì sao một người làm được hoặc không làm được một thao tác. Export CSV cho ra một dòng cho mỗi cặp người và project, dùng cho việc review access. Xem User và role và việc review hằng quý trong Xử lý sự cố account của user.

Project và khách hàng

Mở Admin, Projects and customers.

Tạo project

Trên Projects, chọn New project.
Điền Name, Short name, Customer (hoặc New customer…) và Keep artifacts for (7 days, 30 days hoặc 90 days; kết quả vẫn giữ, chỉ trace, screenshot và video bị xóa).
Giữ đánh dấu Create the project team, rồi chọn Create project.
Chọn Open settings và làm theo Onboard project của khách hàng vào Orbit.

Details của project (name, short name, time zone, retention, khách hàng) được thay đổi về sau trong Project settings, Overview, và chỉ System Admin làm được. Cùng trang đó có Archive…, Restore…, Delete… và Remove project….

Khách hàng

Trên Customers, New customer gom các project lại cho các trang Customers. Đánh dấu khách hàng là Internal (sản phẩm của chính bạn) hoặc Demo customer (hiển thị tag Demo). Reset demo data… reset test history của mọi project thuộc một khách hàng demo cùng lúc (xem Reset test data). Access vẫn đến từ team, không bao giờ từ khách hàng.

Data reset

Data resets liệt kê các lần reset test data và các lần gỡ của mọi project: mỗi lần xóa gì, đang ở đâu, và khi nào dữ liệu bị xóa hẳn. Mở một project để bắt đầu, cancel hoặc download. Xem Reset test data.

Station

Mở Admin, Stations. Station là máy PC Windows của tester, dùng để chạy test và gửi kết quả về Console. Việc cài đặt nằm trong Cài đặt Orbit Station.

Approve một request

Tester yêu cầu Station từ Profile của họ, tab Station. Mọi System Admin đều nhận notification.

Mở tab Requests.
Kiểm tra tên PC và người yêu cầu. Chọn Approve, hoặc Reject… kèm ghi chú.
Sau đó tester lấy code dùng một lần từ Profile của họ và cài đặt. Bạn không bao giờ thấy code đó.

Withdraw approval… kết thúc một approval chưa enroll Station nào. Show decided hiển thị các request đã xử lý.

Tự thêm Station

Với một PC lab dùng chung, không có owner: trên Stations, chọn Add station, nhập Station name (thường là tên PC) và chọn Create code. Đưa code và link installer cho người ngồi ở PC đó. Code chỉ dùng được một lần, trong 24 giờ. Trong Waiting to enroll, Void… vô hiệu hóa ngay một code chưa dùng.

Revoke Station

Mở panel của Station, rồi chọn Revoke… trong vùng nguy hiểm, và xác nhận bằng Revoke . Station ngừng sync trong vòng 15 phút và xóa config cùng secret đã cache. Kết quả chưa gửi vẫn nằm trên PC. Station đã revoke không quay lại được: hãy enroll lại PC bằng một code mới. Sau đó Remove… đưa Station ra khỏi danh sách; các execution của nó vẫn nằm trong history dưới tên của nó.

Revoke Station khi một PC bị mất, được giao cho người khác, hoặc được cài lại. Để chặn một người ở mọi nơi cùng lúc, hãy Deactivate… account của họ.

Settings

Minimum Station version: Station cũ hơn version này vẫn chạy được test, nhưng Console từ chối kết quả của chúng cho đến khi chúng được update. Tăng version này sau một release có bản fix quan trọng; trang liệt kê các Station sẽ bị tụt xuống dưới mức đó.
Sites: nơi đặt Station, ví dụ một văn phòng hoặc “Remote”. Quality so sánh kết quả theo site. Add site, Rename, Archive. Đặt site cho Station trên panel của nó.

Panel của Station còn có Advanced, Use the tester’s own Git credentials when the Orbit GitHub App token fails: mặc định tắt, cần Git Credential Manager đã đăng nhập trên PC đó.

Setting của tổ chức

Mở Admin, System. Mỗi tab là một nhóm setting.

AI

Model provider và giới hạn cho AI diagnosis, summary và assistant.

Với mỗi provider (Groq, được thử trước; Google Gemini, dùng khi Groq lỗi hoặc bận), paste API key, chọn Test connection, rồi Load models và chọn một Model.
Đặt AI calls per day across all users và Calls per user per day, by feature (để trống là dùng giá trị mặc định).
Bật AI features on for Orbit và chọn Save AI settings.

Key được lưu mã hóa và không bao giờ hiển thị lại. Prompt được redact trước khi rời Orbit, và chỉ số lượng call được ghi log. Project Admin vẫn có thể tắt AI cho project của mình.

Email

Account Gmail mà Orbit dùng để gửi notification và report theo lịch.

Đánh dấu Send email from Orbit.
Điền Gmail address, Sender name và App Password. Account Gmail cần bật 2-Step Verification và có App Password; mật khẩu thường của nó không dùng được.
Đặt Emails per day at most dưới khoảng 500 (giới hạn của Gmail).
Chọn Save email settings, rồi Send test email to me.

Security

Authenticator code: System Admin có phải xác nhận code authenticator trước các thao tác admin hay không. Đây là một setting chung cho cả tổ chức. Turn off hoặc Turn on. Đăng nhập bằng email và mật khẩu vẫn giữ nguyên trong cả hai trường hợp. Hãy để bật: nếu tắt, ai đoán được mật khẩu admin sẽ có toàn quyền admin.

Appearance

Theme và mode cho những người chưa tự chọn. Chọn chúng rồi chọn Save default. Mỗi người vẫn tự chọn được theme khác cho mình.

Announcement

Message hiển thị dưới header của Console và của mọi Station.

Chọn New announcement.
Chọn Severity, nhập Title, và tùy chọn Message (optional) và Link (optional).
Trong Who receives it, chọn Everyone hoặc đánh dấu các project. Stations from version và up to version giới hạn những Station nào hiển thị announcement (Console luôn hiển thị).
Đặt Starts và Ends. Đánh dấu Ask people to confirm they read it để announcement ở lại trên màn hình cho đến khi người đọc chọn “Read and confirm”.
Xem Preview, rồi chọn Publish.

Edit để sửa; Retract… để gỡ. Khi bật xác nhận, Show who liệt kê những người đã xác nhận.

Usage

Mỗi free plan đầy nhanh thế nào, hệ thống được dùng ra sao, và AI, email có hoạt động không. Chọn Period và một Project (hoặc All projects). Các khối là What stands out, Capacity, What grows, Activity, AI health, Email và Measurements theo ngày. Export CSV download từng khối.

Xem Capacity mỗi tuần một lần. Khi database hoặc file storage gần chạm giới hạn, hãy rút ngắn artifact retention của các project bận, reset test data cũ, hoặc nhờ người vận hành hệ thống Orbit của bạn chuyển lên hosting plan lớn hơn.

Backup không phải là tính năng của Console. Backup database thuộc trách nhiệm của người vận hành hệ thống Orbit của bạn; hãy hỏi họ backup chạy bao lâu một lần và lần restore thử gần nhất là khi nào. Một configuration export (bên dưới) giữ bản copy của phần setup, không phải của run history.

Configuration transfer

Chuyển config của hệ thống này, hoặc của một project, sang một hệ thống khác, hoặc copy một project làm template. Run history không bao giờ được chuyển. Các bước, passphrase và import preview nằm trong Chuyển hoặc copy config.

Audit log

Ai đã thay đổi gì trong Orbit, mới nhất ở trên. Filter theo Area, Action và Resource, rồi chọn Apply filters. Show routine events thêm các event thường xuyên, ít quan trọng. Export CSV download danh sách đã filter. Mọi thao tác admin trên trang này, trên user và trên Station đều được ghi vào đây.

Khôi phục MFA

Khi một người bị mất authenticator:

Người khác (account bất kỳ): mở Users, panel của họ, tab Security, Reset authenticator. Họ setup authenticator mới ở lần đăng nhập tiếp theo. Hãy xác minh người đang yêu cầu trước: xem Xử lý sự cố account của user.
Một System Admin: một System Admin khác reset theo cùng cách. Đây là lý do cần giữ hai người.
System Admin duy nhất: không ai trong Console reset được. Hãy hỏi người vận hành hệ thống Orbit của bạn; việc khôi phục diễn ra trong dịch vụ đăng nhập, bên ngoài Console.

Gỡ một project hoặc một environment

Project Admin có thể reset run history. Chỉ System Admin gỡ được nhiều hơn: release record của một project, cả một project, hoặc một environment. Việc gỡ luôn tạo export trước, chờ 7 ngày và có thể cancel trong thời gian đó.

Bắt đầu từ Project settings, Overview (Remove project…) hoặc Data reset (Reset or remove…), hoặc từ Environments (Remove environment…). Làm theo Gỡ một project hoặc một environment, kể cả checklist khi kết thúc project. Hãy thống nhất với một người thứ hai trước khi gỡ bất cứ thứ gì trên hệ thống production, và xóa file export khi không còn cần.

Thường thì archive là đủ: archive ẩn project hoặc environment, giữ mọi history và có thể hoàn tác.

Chuyển hoặc copy config

Dùng Admin, System, Configuration transfer để:

chuyển mọi khách hàng, project, team và user sang một hệ thống mới (Whole installation);
copy một project sang hệ thống khác, hoặc tạo một bản copy demo (One project; hoặc từ Project settings, Overview, Export configuration…).

Secret chỉ đi kèm khi bạn đánh dấu Include secret values và đặt passphrase. User được tạo bởi import chưa có invite: gửi invite từ Users bằng Send invites to all not invited. Các bước: Chuyển hoặc copy config.

Những gì có thể sai

Bạn thấy	Lý do	Cần làm gì
“Verify your authenticator first, then try again.”	Thao tác admin cần code authenticator mới trong session này.	Chọn Verify now và nhập code.
Bạn không tự đổi role của mình được	Orbit cố ý từ chối việc này.	Nhờ một System Admin khác.
“… cannot be deleted: the account has … Deactivate it instead.”	Account đã có history.	Dùng Deactivate….
Code của tester bị từ chối	Code chỉ dùng được một lần, hết hạn sau 24 giờ, và code mới làm code cũ mất hiệu lực.	Để tester lấy code mới, hoặc tạo code bằng Add station.
Kết quả của một Station bị từ chối	Station thấp hơn Minimum Station version.	Nhờ tester update Station.
Cần dùng lại một Station đã revoke	Station đã revoke không quay lại được.	Enroll lại PC bằng một code mới.
Email không đến	Email đang tắt, App Password sai, hoặc đã chạm giới hạn trong ngày.	Kiểm tra System, Email, rồi chọn Send test email to me; xem Usage, Email.
AI ngừng trả lời	Đã chạm giới hạn trong ngày, hoặc key của một provider bị lỗi.	Xem Usage, AI health, rồi kiểm tra key trên System, AI.
Capacity hiển thị Watch hoặc Critical	Một free plan sắp đầy.	Rút ngắn retention, reset test data cũ, hoặc nhờ người vận hành hệ thống Orbit của bạn chuyển lên hosting plan lớn hơn.
Xuất hiện một error code	Xem ý nghĩa và cách xử lý.	Error codes reference.

Thêm câu trả lời: Câu hỏi thường gặp. Ai được làm gì: Roles and permissions reference.

Các giá trị cần ghi lại

Giá trị	Tìm ở đâu	Secret?
Tên các System Admin (ít nhất hai người)	Users, cột Role	Không secret. Giữ danh sách cùng ghi chú vận hành của bạn.
Thông tin khôi phục authenticator của bạn	Backup trong app authenticator	Secret, backup offline. Nếu không có, một System Admin khác phải reset cho bạn.
API key của AI provider	Console của provider (Groq: console.groq.com, API Keys; Google Gemini: aistudio.google.com, Get API key)	Secret. Được lưu mã hóa, không bao giờ hiển thị lại; giữ một bản trong password manager.
Gmail address và sender name	System, Email	Không secret
Gmail App Password	Setting bảo mật của account Gmail	Secret, Google chỉ hiển thị một lần. Lưu trong password manager.
Mật khẩu bạn đặt cho người khác	Hiển thị một lần sau Create account hoặc Save password	Secret, chỉ hiển thị một lần. Đưa trực tiếp hoặc qua điện thoại; không lưu lại.
Enrollment code từ Add station	Hiển thị một lần sau Create code	Secret, chỉ hiển thị một lần. Đưa cho người ngồi ở PC; code hết hạn sau 24 giờ.
Passphrase của configuration transfer	Bạn tự chọn khi export	Secret. Gửi qua một kênh khác với kênh gửi file.
Minimum Station version và các site	Stations, Settings	Không secret